نرم افزار حضور و غیاب یک نیاز اصلی در زمان خرید دستگاه حضور و غیاب می باشد.

سامانه حضور و غیاب باعث می شود تا کنترل ورود و خروج پرسنل به طور دقیق طبق الگو یا شیفتی که در نرم افزار حضور و غیاب تعریف شده انجام شود.

این نرم افزار ها دارای مدل های مختلف تحت وب، شبکه و… می باشد که هر کدام دارای آپشن های مختلفی نیز می باشند.

در این بخش از سایت حضور و غیاب در خدمت شما هستیم تا با قابلیت های

نرم افزار حضور و غیاب رایگان فراتکنو بیشتر آشنا شویم..

چرا نرم افزار حضور و غیاب؟

شاید برایتان سوال پیش بیاید که بعد از خرید دستگاه حضور و غیاب چه نیازی به تهیه نرم افزار حضور و غیاب می باشد؟
مگر دستگاه حضور غیاب نیاز ما را برای کنترل ورود و خروج به تنهایی برطرف نمی کند؟
وطیفه ی اصلی دستگاه حضور و غیاب ثبت تردد ورود ، خروج ، مرخصی و ماموریت افراد می باشد.شاید در بعضی از مدل های آن بتوان تردد ها را از روی خود دستگاه بررسی کرد ولی این که شما بتوانید برای مجموعه ی خود یک الگوی کاری دلخواه تعریف کنید وظیفه ی نرم افزار حضور و غیاب می باشد.

شاید شما بخواهید مجموع کسر کار و یا اضافه کار ماهانه یا روزانه پرسنل خود را بررسی کنید که این کار فقط از طریق یک برنامه حضور و غیاب امکان پذیر است.

نرم افزار حضور و غیاب فراتکنو چه قابلیت هایی دارد؟

برنامه حضور و غیاب فراتکنو به صورت کاملا رایگان در زمان خرید دستگاه حضور غیاب به مشتریان ارائه می شود.

این نرم افزار بسته ی نصبی بسیار آسانی را دارد و به راحتی می توانید با زدن چند کلیک آن را روی سیستم خود نصب کنید وکارکرد آن با پشتیبانی کامل محتوای فارسی بسیار ساده است.در واقع در پکیج آن چند فایل ویدیویی و pdf به صورت آموزشی نیز وجود دارد.

نرم افزار حضور و غیاب رایگان فراتکنو محدودیتی در تعداد تعریف شیفت و کارمند ندارد و شما هر تعداد پرسنل و الگوی اداری ثابت را می توانید روی آن تعریف کنید. از دیگر قابلیت های آن این است که هر کدام از کارمندان شما یک پروفایل جداگانه دارند که می توانید تمامی مشخصات آن ها اعم از تلفن، آدرس و …. را داشته باشید و قسمت های مختلف شرکت خود را گروه بندی کنید.
مثلا شما در بخش فروش سه نفر پرسنل دارید که در گروه فروش قرار می گیرند.

برنامه حضور غیاب فراتکنو در قسمت تعریف الگوی کاری دارای آپشن های زیادی از جمله امکان تعریف تاخیر و تعجیل، نحوه ی محاسبه ی اضافه کار، شبکاری و … می باشد. شاید نیازی به تعریف الگوی دقیقی برای مجموعه شما نباشید پس این نرم افزار امکان تعریف الگوی ساعتی ساده را نیز برای شما فراهم کرده است.

و اما انواع گزارش گیری، در این قسمت از سامانه حضور و غیاب می توانید ۸ نوع گزارش از جمله:  گزارش حاضرین و غایبین ، گزارش لیست کلی کارکرد کارمندان و… را در بازه ی زمانی دلخواه روزانه و ماهانه نیز داشته باشید.

شاید شما نیرویی داشته باشید که بعضی از روز ها برای انجام ماموریت حضور فیزیکی در شرکت نداشته باشد و بیرون از مجموعه باشد، برای این افراد بخشی تحت عنوان ماموریت در نظر گرفتیم تا در این صورت کارکرد این روز را به صورت ماموریت ثبت کنید.
شاید به هر دلیلی یک روز یکی از پرسنل مجموعه ی شما در زمان ورود یا خروج فراموش کند تردد خود را با دستگاه حضور و غیاب ثبت کند در این زمان نرم افزار حضور و غیاب فراتکنو این قابلیت را ایجاد کرده تا شما بتوانید به راحتی به صورت دستی در نرم افزار یک تردد را برای آن ثبت کنید.
در ضمن شما می توانید به صورت ماهانه یا در هر زمان که نیازی می بینید از برنامه حضور و غیاب خود پشتیبان گیری داشته باشید تا در صورتی بروز مشکلی اطلاعات خود را بازیابی کنید.
در برنامه حضور و غیاب رایگان فراتکنو یک گزینه تحت عنوان ارسال به حقوق و دستمزد تعبیه شده تا شما بتوانید ریز کارکر  پرسنل را به برنامه حقوق دستمزد ارسال کنید تا بتوانید حقوق افراد را نیز محاسبه کنید.

در کنار همه ی آپشن هایی که به صورت مختصر در این بخش خدمتتان عرض کردیم مهمترین موضوعی که باعث پایداری استفاده مشتریان از

دستگاه حضور و غیاب

فراتکنو شده است بخش قوی پشتیبانی نرم افزار حضور و غیاب و محیط کامل ساده و کاربر پسند نرم افزار می باشد.

شاید به هر دلیلی قصد جابجایی محل نصب دستگاه حضور و غیاب خود را داشته باشید.

در این بخش از وبسایت حضور و غیاب فراتکنو به صورت مرحله به مرحله با نحوه ی نصب فیزیکی دستگاه حضور و غیاب روی دیوار آشنا می شویم.

موارد لازم برای نصب دستگاه حضور غیاب:

۱- دریل
۲- پیچ گوشتی
۳- رولپلاک (در صورت نصب مجدد)

خب حالا برای نصب دستگاه حضور و غیاب روی دیوار ابتدا پایه ی مشکی رنگ را در جای مورد نظر روی دیوار قرار داده

و نقاط مشخص شده برای پیچ کردن به دیوار را با خودکار علامت بزنید. سپس پایه را از روی دیوار برداشته و به اندازه ی سایز رولپلاکی که دارید نقطه ی علامت گذاری شده را با دریل سوراخ کنید.

در صورتی که دستگاه حضور و غیاب فراتکنو را تهیه کرده باشید بعد از باز کردن جعبه، اقلام زیر را مشاهده می کنید.

این موارد در مدل های مختلف سیستم حضور غیاب ثابت می باشد و فقط شکل آن تغییر می کند.

عکسی که مشاهده می کنید مربوط به دستگاه حضور غیاب F70 می باشد که در مدل های دیگر امکان دارد شکل پایه یا آداپتور آن تغییر کند.

نکنه ای که باید به آن توجه فرمایید محل مناسب نصب دستگاه حضور و غیاب می باشد

مثلا اگر دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره تهیه کرده اید در مقابل تابش مستقیم نور قرار ندهید .

در زمان نصب به ارتفاع سیستم حضور غیاب از زمین توجه کنید که دستگاه در حدفاصل مناسب نصب شود

تا افراد کوتاه قد و قد بلند در زمان ثبت تردد به مشکل نخورند.

بعد از نصب پایه ی دستگاه حضور و غیاب در بعضی از مدل ها مانند مدل های

تشخیص چهره ابتدا باید سیم مربوط به آداپتور برق دستگاه را از زیر پایه رد کنید ولی خب در دیگر مدل ها نیازی به این کار نیست و شما شیار های پشت دستگاه حضور و غیاب را روی پایه قرار داده و توسط ۲ یا ۴ پیچ ریز (که با توجه به نوع مدل تعداد آن متفاوت است)

دستگاه را به پایه پیچ می کنیم.

خب به همین راحتی شما دستگاه حضور و غیاب خود را به دیوار وصل کرده اید.

دستگاه های حضور و غیاب فراتکنو دارای مدل های گوناگونی می باشد

که هر کدام از آن ها با توجه به نوع سبک حضور و غیابی انجام می دهند

دارای ویژگی و قیمت متفاوتی می باشند.

امروز در این بخش قصد داریم به بررسی و مقایسه

دو مدل f400 و wl50 که جزء پر فروش ترین سیستم های

حضور و غیاب بازار فراتکنو می باشد بپردازیم .

به دلیل تشابه عملکرد دستگاه ها در ابتدا به بررسی کمی تخصصی تر بخش های

مهم مدل f400 پرداخته و در ادامه نقاط مشترک،

ضعف و مثبت هر یک را با توجه به نوع فعالیتی که دارید برایتان توضیح دهیم.

دستگاه حضور و غیاب f400

سیستم حضور و غیاب مدل f400 از کمپانی معروف ZK جین که دارای قابلیت تعریف اثرانگشت،

کارت بدون تماس و رمز عبور می باشد . سنسور این دستگاه از نوع نوری ضد خش می باشد

که در صورتی که اثر انگشت افراد به درستی تعریف شده باشد در کمتر از ۰.۵ ثانیه شناسایی می کند

و می توانید برای هر شخص هر ۱۰ اثر انگشت را تعریف کنید و

در مجموع امکان ثبت ۳۰۰۰ را دارا می باشد.

نوع شناسایی کارت از نوع RFID بدون تماس ۱۲۵khz می باشد

که در کنار اثر انگشت قابلیت تعریف یک کارت برای هر شخص وجود دارد

تا در زمانی که به هر دلیل تردد اثر انگشت ثبت نشد

پرسنل بتوانند از طریق کارت حضور خود را اعلام کنند

و در مجموع امکان تعریف ۱۰.۰۰۰ کارت را داراست.

حالت بعدی که معمولا در دستگاه های قدیمی تر مورد استفاده قرار می گرفت

شناسایی از طریق رمز عبور می باشد و بدین صورت است که

در زمان ورورد خروج با استفاده از صفحه کلید تعبیه شده رمز عبور را در دستگاه حضور و غیاب وارد کرده و تردد ثبت می شود.

به هر یک از این ورود یا خروج هایی که توسط پرسنل که ازطریق اثر انگشت،

کارت و رمز عبور انجام می شود تردد می گویند

که دستگاه حضور غیاب F400  دارای ظرفیت ۱۰۰.۰۰۰  تردد می باشد.

و اما نوع ارتباط هر دستگاه حضور و غیاب از جمله مهم ترین موارد بررسی آن می باشد

که دستگاه f400 قابلیت ارتباط از طریقTCP/IP  و  USBرا دارا می باشد.

یعنی برای تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور غیاب شما می توانید

یک کابل شبکه بین کامپیوتر و دستگاه وصل کرده و تخلیه اطلاعات روی نرم افزار حضور و غیاب را انجام دهید

و یا راه ساده تر آن از طریق یک فلش یو اس بی که به دستگاه وصل می شود می توان این کار را انجام داد.

دستگاه حضور و غیاب wl50

این دستگاه تشابه زیادی با مدل f400 دارد ولی خب در بعضی از قابلیت های دستگاه نیز تفاوت هایی وجود دارد که به توضیح آن می پردازیم.

ظرفیت اثر انگشتی که برای این مدل تعبیه شده ۱۰۰۰ اثر می باشد که نسبت به مدل f400 کمتر است.

این دستگاه امکان تعریف کارت حضور و غیاب را ندارد و فقط از طریق اثر انگشت و رمز عبور می توان تردد زد.

نوع تخلیه اطلاعاتی که در دستگاه حضور و غیاب wl50 وجود دارد

از طریق Wifi و  USBمی باشد که حالت wifi جزء جدید ترین روش های انتقال اطلاعات در سیستم های حضور و غیاب می باشد

که در این روش دیگر نیازی به کابل کشی نبود و تنها از طریق قرار گرفتن دستگاه در شبکه وای فای مجموعه عملیات انتقال اطلاعات انجام می شود.

در ادامه برای مقایسه دقیق تر دو مدل f400 و wl50 به جدول زیر مراجعه فرمایید.

مشخصات فنیدستگاه حضور و غیاب F400دستگاه حضور و غیاب WL50
نحوه شناساییاثر انگشت | کارت بدون تماس | رمز عبوراثر انگشت | رمز عبور
نمایشگر۳ اینچ با منوی فارسی و قابلیت نمایش عکس پرسنل۲.۸ اینچ با منوی فارسی
ظرفیت اثر انگشت۳۰۰۰۱۰۰۰
ظرفیت کارت۱۰۰۰۰ندارد
ظرفیت تردد۱۰۰.۰۰۰۵۰.۰۰۰
نوع کارتID Card | 125KHzندارد
صداسخنگوی فارسیسخنگوی فارسی
سیستم عاملLinuxinternal OS
ارتباطاتTCP/IP | USBWifi | USB
منبع تغذیهDC 5V 0.8ADC 5V 0.8A
زمان تشخیصکمتر از ۰.۵ ثانیهکمتر از ۰.۵ ثانیه
دمای استاندارد عملکرد۰ درجه الی ۴۵ درجه سانتیگراد۰ درجه الی ۴۵ درجه سانتیگراد
رطوبت استاندارد عملکرد۲۰% الی ۸۰%۲۰% الی ۸۰%
ابعاد۱۸۰x135x37 mm۱۷۳x125x37 mm
سایر قابلیت هاامکان تعریف ۱۰ اثر انگشت برای هر شخصامکان تعریف ۱۰ اثر انگشت برای هر شخص

چند سوالی که در رابطه با خرید دستگاه حضور و غیاب برای ما به وجود می آید را با هم بررسی کنیم:
۱- چرا دستگاه حضور غیاب بخریم؟
۲- چقدر خرید دستگاه حضور و غیاب در صرفه جویی زمان موثر است؟
۳- در زمان خرید چگونه سیستم حضور و غیاب مناسب مجموعه مان را انتخاب کنیم؟
۴- نحوه ارسال و نصب آن چگونه است؟ آیا شامل هزینه می شود؟

گاهی اوقات افراد فکر می کنند که تهیه و خرید دستگاه حضور و غیاب یک هزینه اضافه و بیهوده است

چرا که نظرشان این است که خرید دستگاه حضور و غیاب می توانند در دفتر یا کاغذ ثبت دستی کنند

و این هزینه را به صفر برسانند در حالی که اصلا به این صورت نیست

بلکه می توان گفت یکی از راه های ذخیره زمان و سرمایه است.
یک مثال ساده:
در نظر بگیرید هر یک از کارمندان شما روزی ۵ دقیقه دیرتر

از زمان مشخص شده به محل کار می رسند و یا برعکس ۵ دقیقه زودتر کار خود را ترک می کنند

و شاید برای این ۵ دقیقه ها هرگز هم بازخواست نشوند

و با هزار و یک دلیل هم آن را توجیح خواهند کرد و حالا در نظر بگیرید

این مورد برای ۳۰ نفر پرسنل اتفاق بیفتد،کسرکار

یا تاخیری حدود ۱۸۰-۱۷۰ ساعت در یک ماه را می تواند داشته باشد که شما هم آن را نادیده گرفتید.

با یک مثال دیگر به شما خواهیم گفت که با خرید دستگاه حضور غیاب می توانید زمان را برای خود بخرید:
– ترددهای یک ماه کارمندان خودتان را در نظر بگیرید که

در دفتر به صورت دستی ثبت کرده اید و سر ماه می خواهید

به حساب آن ها بپردازید و حتما هم برای انجام این کار از ماشین حساب می خواهید

استفاده کنید، حالا در نظر بگیرید برای کارمندانی مثلا

حدود۳۰ نفر چقدر زمان در هر ماه جداگانه باید صرف این کار کنید،

پس خرید دستگاه حضور و غیاب هزینه نیست بلکه ذخیره کردن زمان و حتی نوعی پس انداز است.

پس خرید دستگاه حضور و غیاب در صرفه جویی زمان خیلی می تواند موثر باشد.


– همانطور که در مقالات قبلی گفته شد قبل از خرید دستگاه حضور  غیاب باید

روش ثبت ورود و خروج خود را انتخاب کنید که از کدام روش می خواهید استفاده کنید

(اثرانگشت-چهره-کارت-رمزعبور) که باز همین مورد نیز بستگی به نوع کار شما دارد.

مثلا اگر در محیط اداری کار می کنید دستگاهی را می توانید خریداری کنید

که روش ثبت تردد آن به وسیله اثر انگشت است و یا اگر مثلا در محیطی فعالیت دارید

که گرد و غبار دارد یا کاری انجام می دهید که باعث از بین رفتن یا ضعیف شدن

اثر انگشت شما می شود می توانید از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره استفاده کنید.

چه بسا خرید دستگاه حضور و غیاب وجود دارد که قابلیت داشتن هر دو روش را داراست.

البته با توجه به نوعی که انتخاب می کنید قیمت ها نیز فرق خواهد داشت.
پس با توجه به توضیحاتی که داده شد در زمان خرید، دستگاهی را انتخاب کنید که مناسب مجموعه شماست.

خرید بی واسطه بودن


شما بعد از آن که که مدل دستگاه حضور غیاب خود را انتخاب کردید

در قدم بعدی باید هر خریدی که می خواهید انجام بدهید بی واسطه باشد.

چرا که این واسطه ها باعث می شوند تا دستگاه مورد نظر گران تر به دست شما برسد

. پس خریدی انجام دهید که تا حد امکان هیچ واسطه ای در میان آن نباشد.

هزینه نصب و راه اندازی حضور و غیاب


شما هر ساعت حضور و غیابی را که می خرید طبیعتا آن دستگاه احتیاج به نصب

و راه اندازی اولیه دارد و هم چنین خود شما نیز حتما لازم دارید

یک شخص آن دستگاه را برای شما نصب و آموزش های لازم در مورد آن را به شما بدهد

و معمولا هم برای انجام شدن خرید دستگاه حضور و غیاب این کار باید یک هزینه ای رو بپردازید،

هرچند مجموعه هایی هستند که برای جلب رضایت مشتری این کار را به صورت رایگان انجام می دهند.

پس بهتراست شما دستگاه یا سیستمی را تهیه کنید که هزینه ای بابت نصب و راه اندازی آن پرداخت نکنید یا آن را به حد اقل برسانید.

خرید دستگاه حضور و غیاب


به هنگام خرید کردن هر سیستم حضور و غیابی اولین موضوعی که به ذهن می رسد

قیمت آن است که آیا قیمتش به صرفه است یا خیر؟ یا آیا قیمت آن منصفانه است یا خیر؟
شاید حتی قبل از انتخاب نوع مدل دستگاه حضور و غیاب بحث قیمت نیز مطرح باشد. ا

گر دو محصول را بخواهید خرید دستگاه حضور و غیاب مقایسه کنید، اگر یکی از آن ها گران تر بود

نمی توان گفت قیمت آن منصفانه نیست خرید دستگاه حضور و غیاب

بلکه شما باید این موضوع رو بررسی کنید

که آیا امکانات و کیفیتی که این دو دارند با هم یکی هستند؟


اگر دو محصولی را پیدا کردید که از نظر امکانات و کارایی و… با هم یکی بودند

و قیمت ها با در این جا می توان گفت قیمت منصفانه است یا خیر.


– به طور خلاصه در زمان خرید دستگاه حضور غیاب قیمت منصفانه در

میان مشتریان و مردم بسیار حائز اهمیت می باشد.

پس برابر نبودن قیمت دستگاه حضور و غیاب ممکن است این نتیجه را داشته باشد

که قیمت نسبت به امکانات برابر غیر منصفانه است.

اصالت گارانتی معتبر


شما تقریبا هر دستگاهی را که خرید می کنید واژه ی گارانتی را با خود یدک می کشد

ولی خب همه ی خرید دستگاه حضور و غیاب هم این عنوان را دارا نیستند

خرید دستگاه حضور و غیاب یا اگر هم داشته باشند معتبر نیستند

و به عبارتی دیگر اصالت ندارند.پس حتما به هنگام این رو به خاطر  داشته باشید

که هر محصول دارای گارانتی معتبر و اصالت باشد

تا بتوانید در زمان وقوع مشکلی از گارانتی معتبر آن استفاده کنید.

پشتیبانی نرم افزاری قوی


بعضی از شرکت های حضور و غیاب هستند که به هنگام خرید،

یک نرم افزار حضور و غیاب رایگان نیز روی آن محصول وجود دارد

که جدا از بحث رایگان بودن یا نبودن آن نرم افزار، که طبیعتا رایگان باشد

به صرفه تر است، بحث پشتیبانی شرکت ارائه دهنده بسیار مطرح است.

چون حضور و غیاب نرم افزاری تخصصی دارد

شما بعد از خرید معمولا به هنگام کار با دستگاه و نرم افزار به سوالات یا مشکلاتی بر می خورید

که برای شما حل نشده است. درنتیجه باید سیستمی را انتخاب کنید

که دارای پشتیبانی باشد و یا بهتر است بگوییم سیستم حضور و غیابی را انتخاب کنید که

دارای پشتیبانی قوی و پاسخگو باشد خرید دستگاه حضور و غیاب که

در مدت زمان کم مشکلات سخت افزاری و نرم افزاری شما را بر طرف کند.

شما می توانید برخی از شرکت ها و سازمانهایی که به ما اعتماد کرده اند را ملاحظه فرمایید.

ساعت حضور و غیاب

با توجه به این موضوع که طی سال های گذشته به صورت هر نیمسال ساعت رسمی کشور تغییر می کند و در تاریخ یکم فروردین ماه ۱ ساعت به جلو کشیده می شود و همچنین در تاریخ سی ام شهریور ماه مجدد به حالت قبلی (۱ ساعت به عقب) بر می گردد ، لازم دیدیم آموزشی در این زمینه برای شما تهیه کنیم که نحوه ی تنظیم ساعت در دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی فراتکنو را توضیح دهیم.

تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب 

برای تنظیم یا تغییر ساعت و تاریخ دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی ، مدل های  UF100 – F400 – F300 مراحل زیر را انجام دهید:

۱ – کلید OK را نگه داشته و وارد منوی دستگاه می شویم.

(در صورت تعریف مدیر برای دستگاه ، برای وارد شدن به منو تایید مدیر لازم است.)

۲ – با کلید  > فلش راست روی منوی سیستم رفته و کلید OK را یکبار می زنیم سپس روی گزینه ی زمان مجدد کلید ok  را می زنیم.

۳ – در این صفحه در سطر اول با زدن کلید OK روی گزینه تنظیم تاریخ ، ابتدا تاریخ دستگاه را با کلید های فلش بالا – پایین تنظیم می کنیم و در انتها برای تایید مجدد کلید OK را می زنیم.

۴ – در سطر دوم  می خواهیم ساعت حضور و غیاب دستگاه را تنظیم کنیم که با زدن کلید OK روی گزینه تنظیم زمان ، ساعت دستگاه را با کلید های فلش بالا – پایین تنظیم می کنیم و در انتها برای تایید مجدد کلید OK را می زنیم.

۵ – درسطر سوم ۲۴ ساعته بودن روز را می توان تعیین کرد.

۶ – در سطر چهارم منو فرمت نمایش تاریخ YYYY-MM-DD را می توان تغییر داد.

۷ – در سطر آخر نوع تقویم را می توان مشخص کرد که باید روی گزینه ی خورشیدی باشد.

مقیاس غیبت معمولا مقدار زمانی است که کارکنان در مقایسه با تعداد ساعت های موجود برای کار در طول دوره مورد مطالعه غیر قابل دسترس هستند. اما تعریف از “در دسترس نیست” به طور گسترده ای متفاوت است در برخی شرکت ها این تعریف شامل تعطیلات و دوره های ترک کار به طور بلند مدت می باشد در حالی که برخی دیگر شامل دوره های کوتاه مدت می باشد. صرف نظر از روش محاسبه، مسلم است که غیبت دارای تاثیر مستقیم بر بهره وری می باشد در واقع به دلیل این حقیقت کارکنان برای انجام وظایف خود حاضر نمی باشند. شرکتها همچنین استدلال کرده اند که غیبت نشان دهنده یک مشکل اساسی در گروه کاری است. غیبت های خاص خود را که محاسبه خواهند شد وارد لیست نمایید که آیا بر غیبتهای برنامه ریزی شده[۱] مانند تعطیلات[۲] و یا برنامه ریزی نشده[۳] نظارت خواهید داشت. اگر شما شامل غیبت های حمایتی یا بلند مدت شامل عمل ترک پزشک خانواده، ناتوانی بلند مدت، بارداری یا جبران خسارت کارگران در محاسبه هستید، تعیین کنید. اطلاعات در مورد غیبت را از یک دوره از پیش تعیین شده به عنوان مثال یک ماه تقویمی یا یک سال تقویمی جمع آوری نمایید. در برخی از شرکت ها گزارش های خودکار تولید شده باید در تمام زمان ها و سیستم حضور و غیاب در دسترس باشند. در شرکت های کوچکتر، آن هایی که بر یک سیستم حقوق کامپیوتری برای پردازش غیبت تکیه نمی کنند، شما نیازمند تایید سوابق حضور و غیاب فرد توسط سرپرست هر یک از کارمندان هستید.پیشنهاد ما به شما برای محاسبه غیبت و تردد های پرسنل دستگاه حضور و غیاب UF100 است که می توانید هم از طریق چهره یا اثر انگشت تردد ها را ثبت کنید.

میانگین تعداد کارکنان در دفتر را در طول دوره در سوال محاسبه نمایید، برای مثال، اگر شما در حال بررسی غیبت برای سال مالی قبل هستید حساب کنید هر ماه در ابتدای ماه در دفتر چند نفر از کارکنان بودند. برای یافتن میانگین کارمندان جمعیت در طول سال، این اعداد و ارقام را با هم جمع نموده تقسیم بر دوازده –تعداد ماه ها- نمایید. اگر ترجیح می دهید بر غیبت در افزایش ساعتی نظارت داشته باشید، میانگین تعداد کارمندان (E) را در تعداد روزها یا ساعات کاری (w) ضرب نمایید (. تعداد کل روزها یا ساعات را اضافه نموده تعداد غیبت ها را در طول دوره از پیش تعیین شده کسر نمایید (A) سپس رابطه زیر را بر قرار نمایید:

محاسبات غیبت را برای بخش های مختلف ، به عنوان مثال طبقه بندی کارمندان و یا دفاتر منطقه ای، اجرا نمایید. در صورتی که میزان غیبت سطح غیر منتظره ای بالایی از عدم حضور در یک منطقه خاص را نشان دهد، پیگیری نمایید. محاسبات غیبت را به طور منظم انجام دهید و روند را در برابر نتایج گذشته برای تعیین اینکه آیا تغییر قابل توجهی وجود دارد، مقایسه نمایید.

[۱] . scheduled absences

[۲] . vacation

[۳] . unscheduled absences

به عنوان یک مدیر و کارفرما، شما نیاز به توسعه راه برای پیگیری کارکنان دارید تا اطمینان حاصل شود که شما در حال حفظ بهره وری و کارایی در کسب و کارتان هستید. یکی از موضوعاتی که می تواند اثر منفی داشته باشد غیبت مکرر است، خواه به علت سرما خوردگی پی در پی یا کارهای شخصی.البته ما در مقاله ای به طور مجزا با این موضوع که چطور می توان با مشکلات غیبت کارکنان برخورد نمود؟ توضیحاتی داده ایم که شما می توانید دنبال کنید.

اهمیت حضور کارکنان

غیبت مکرر عملیات را مختل نموده و سود و زیان (جمع کل درآمد شرکت که در گزارش سالیانه ذکر می‌شود و سود هر سهم برحسب آن تعیین می‌گردد)[۱] را تحت تاثیر قرار می دهد. یک فایل صفحه گسترده کامپیوتری که لیست تمام کارکنان را در کسب و کار خود و یا در شرکت خود داشته باشید، ایجاد نمایید. علاوه بر نام کارکنان، ستونی برای ثبت تعداد روزهای غیبت به دلایل معمول مانند دلایل شخصی، بیماری، شرایط اضطراری و یا دلایل دیگر داشته باشید. یک ستون اضافی دیگر داشته باشید که یادداشت هایتان را اضافه نمایید و یا نظرتان را در مورد کارکنان اضافه نمایید. در مورد میزان غیبت هایی که تصور می کنید غیر قابل قبول هستند، تصمیم بگیرید.

نحوه محاسبه غیبت کارکنان

به عنوان مثال یک نرخ غیبت ۵ درصدی در طول سال یا دوره می تواند دلیلی برای هشدار باشد اما شما می توانید تصمیم بگیرید که غیبت ۱۵ درصدی بایستی رسیدگی شود یا زمانی که غیبت به ۱۵ درصد رسید باید رسیدگی شود. اطلاعات شخص غایب را در پایان هر فصل یا سال در صفحات کاری کامپیوتر خود حساب نمایید (یا هر چند بار که به حساب کارمندها رسیدگی می نمایید) را تعداد روزهای کاری در سال یا دوره را بر مقدار کل روزهای غایب برای به دست آوردن میزان غیبت تقسیم نمایید. شما می توانید هنگام محاسبه، غیبت هایی را که کارمند برای روزهای بیماری یا روزهایی برای کار شخصی مرخصی گرفته اگر شرکت این تعداد مرخصی را مجاز اعلام کرده است، حذف نمایید. پایین لیست را هم بررسی نمایید اگر کارمند بیش از حد مجاز در مرحله قبلی غیبت داشته است. در جلسات بازخورد بعدی در مورد غیبت بیش از حد با هر یک از کارمندان خوب بحث نمایید. قبل از انجام هر عملی بر اساس اطلاعاتی که به دست آورده اید در مورد علت این که غیبت داشته و سر کار نیامده اطلاعات بیشتری به دست آورید. برای مثال شرکت حقوقی کانادا لاوری، د بیلی توصیه می کند که قبل از تصمیم گیری برای اخراج[۲] اول تمام مراحل را برای بهبود حضور کارمند ثبت نماید (بررسی سابقه). اگر شما می خواهید سابقه شخص را در شرکت یا اداره در مورد غیبت به دست آورید از میزان غیبت میانگین بگیرید. برای به دست آوردن میانگین ابتدا تعداد کل کارمندان را به دست آورده و تقسیم بر مقدار غیبت ها کنید.

نقش دستگاه های بیومتریک

فن آوری بیومتریک [۳]سیستمی است که اجازه می دهد شما می توانید افراد را بر اساس ویژگی های منحصر به فرد، مانند صدا، تشخیص اثر انگشت و شناسایی عنبیه شناسایی نمایید. اگرچه تکنولوژی هنوز نسبتا جدید است، بسیاری از شرکت ها شروع به استفاده از آن برای شناسایی و ردیابی کارکنان می نمایند. این مراحل را برای یادگیری استفاده از فن آوری بیومتریک دنبال کنید. تصمیم بگیرید برای چه می خواهید از تکنولوژی بیومتریک استفاده نمایید. بسیاری از تجارت ها از آن استفاده می کنند تا با زمان و حضور و غیاب همگام باشند در حالی که سایر تجارت ها از آن برای افزایش امنیت استفاده می کنند. تعیین کنید که از کدام مورد می خواهید استفاده نمایید: صدا، تشخیص اثر انگشت و شناسایی عنبیه. تشخیص عنبیه و شناسایی صدای گران تر هستند زیرا آنها نیاز به تجهیزات بسیار حساس تر دارند. تشخیص اثر انگشت از ساده ترین فن آوری استفاده می کند و معروفترین نوع در انتخاب تجاری است چرا که برای اجرا فقط به ۴۰۰ دلار نیاز دارد. فروشندگان بیومتریک را جهت پیدا کردن بهترین قیمت و بهترین شرایط خدمات به مشتریان تحقیق کنید. ساده ترین مکان برای پیدا کردن این فروشندگان به صورت آنلاین است و بسیاری از آنها طیف وسیعی ازتعاریف محصولات قیمت و ضمانت نامه های مختلف را ارائه می دهند. سیستم بیومتریک خود را راه اندازی نمایید در سیستم های تشخیص عنبیه و شناسایی صدا شما نیاز به فروشنده خواهید داشت تا با شما راه اندازی را انجام دهد. اگر شما سیستم نوع اثر انگشت را انتخاب نمایید حداکثر سیستم هایی را خواهید یافت که با میکروسافت آفیس سازگار هستند و تکنولوژی آن آسان بوده مراحل ساده ای دارد که می توانید خودتان آن را راه اندازی نمایید. امنیت را به حداکثر رسانید، نظارت بر حضور و غیاب کارکنان داشته باشید و هزینه های کسب و کار خود را ساده نمایید. اگر شما از فن آوری بیومتریک استفاده می نمایید در خواهید یافت که فراتر از هزینه اولیه بالا آسانترخواهید توانست اطلاعات مربوط به غیبت، مسائل امنیتی و ردیابی اطلاعات مربوط به این نواحی مهم را حفظ کنید.کلیه این کار ها را می توانید با یک دستگاه حضور و غیاب به طور منظم انجام دهید تا هم در وقت صرفه جویی شود و هم دقت کار بالا رود.

[۱] .bottom line

[۲] . terminate the employment relationship

[۳] . Biometric technology

ساعت حضور و غیاب

با توجه به این موضوع که طی سال های گذشته به صورت هر نیمسال ساعت رسمی کشور تغییر می کند و در تاریخ یکم فروردین ماه ۱ ساعت به جلو کشیده می شود و همچنین در تاریخ سی ام شهریور ماه مجدد به حالت قبلی (۱ ساعت به عقب) بر می گردد ، لازم دیدیم آموزشی در این زمینه برای شما تهیه کنیم که نحوه ی تنظیم ساعت در دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی فراتکنو را توضیح دهیم.

تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب 

برای تنظیم یا تغییر ساعت و تاریخ دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی ، مدل های  UF100 – F400 – F300 مراحل زیر را انجام دهید:

۱ – کلید OK را نگه داشته و وارد منوی دستگاه می شویم.

(در صورت تعریف مدیر برای دستگاه ، برای وارد شدن به منو تایید مدیر لازم است.)

۲ – با کلید  > فلش راست روی منوی سیستم رفته و کلید OK را یکبار می زنیم سپس روی گزینه ی زمان مجدد کلید ok  را می زنیم.

۳ – در این صفحه در سطر اول با زدن کلید OK روی گزینه تنظیم تاریخ ، ابتدا تاریخ دستگاه را با کلید های فلش بالا – پایین تنظیم می کنیم و در انتها برای تایید مجدد کلید OK را می زنیم.

۴ – در سطر دوم  می خواهیم ساعت حضور و غیاب دستگاه را تنظیم کنیم که با زدن کلید OK روی گزینه تنظیم زمان ، ساعت دستگاه را با کلید های فلش بالا – پایین تنظیم می کنیم و در انتها برای تایید مجدد کلید OK را می زنیم.

۵ – درسطر سوم ۲۴ ساعته بودن روز را می توان تعیین کرد.

۶ – در سطر چهارم منو فرمت نمایش تاریخ YYYY-MM-DD را می توان تغییر داد.

۷ – در سطر آخر نوع تقویم را می توان مشخص کرد که باید روی گزینه ی خورشیدی باشد.

کارت RFID – در دنیای امروز با پیشرفت تکنولوژی برای شناسایی اتوماتیک و بدست آوردن اطلاعات بدون دخالت بشر راه های زیادی فراهم شده است که نیاز آن در بخش های مختلف زندگی و کاری حس می شود.

به جمیع این تکنولوژی ها که برای شناسایی خودکار استفاده می شود Auto ID می گویند.

تاکنون تکنولوژی های گوناگونی برای Auto ID راه اندازی شده است که کارت RFID ، تشخیص صدا ، بیومتریک و … نمونه هایی در این حیطه هستند.

در ادامه با کارت RFID دستگاه حضور غیاب بیشتر آشنا خواهیم شد.

نحوه عملکرد کارت های RFID بر اساس فرکانس رادیویی می باشد که کارایی آن بر اساس تگ و کدخوان که ارتباط آن ها را امواج رادیویی برقرار می کنند.

نحوه عملکرد کارت های RFID بر اساس فرکانس رادیویی می باشد که کارایی آن بر اساس تگ و کدخوان که ارتباط آن ها را امواج رادیویی برقرار می کنند.

انواع کارت حضور و غیاب

کارت حضور و غیاب در انواع و مدل های مختلفی در بازار عرضه شده ، که برخی از آنان عبارتنند از :

۱۲۵k/hz –mifare و …

این کارت ها در همه ی مدل های دستگاه حضور و غیاب فراتکنو قابل تعریف می باشد ولی معمولا کاربرد آن برای دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی است زیرا مجموعه هایی که پرسنل آنها در اثر شرایط کاری اثر انگشتشان ازبین می رود کارت تعریف می کنند.

(البته پیشنهاد ما برای این نوع صنف کاری ها دستگاه های تشخیص چهره می باشد.)
نحوه عملکرد کارت در دستگاه حضور و غیاب

برای تعریف آن به منوی مربوطه دستگاه میریم و کارت را جلوی سنسور دستگاه می گیریم و نیازی به تماس بین دستگاه و کارت نمی باشد.(این کارت ها به کارت بدون تماس نیز معروف می باشند.)

باطری بک آپ-بار ها پیش آمده که در حال استفاده از یک وسیله الکتریکی بوده ایم و ناگهان برق قطع می شود.

وظیفه باطری بک آپ در دستگاه حضور و غیاب این است که در زمان وجود برق، باطری شارژ شده و در صورت قطع برق امکان استفاده از دستگاه حضور و غیاب را برای ما فراهم کند.

این نوع یوپی‌اس‌ها از برق شهر استفاده می‌کنند اما به محض قطع برق، یوپی‌اس توان مصرف کننده (دستگاه حضور و غیاب) را از طریق باطری تامین می کند.

مدت زمان استفاده ، با توجه به نوع دستگاه و باطری متفاوت است.

انواع باطری بک آپ در دستگاه حضور و غیاب:

۱-باطری داخلی (ups internal)

۲-باطری خارجی (ups external)

فواید و مشخصات باطری بک آپ در دستگاه های حضور و غیاب:

  • در زمان قطع برق امکان تردد با دستگاه فراهم می شود.
  • زمان شارژدهی بین ۴ – ۲ ساعت برای باطری های داخلی و ۸ – ۶ ساعت برای باطری های خارجی
  • جلوگیری از اشتباهات دستی توسط اپراتور
  • امکان شارژ اتوماتیک باطری
  • دارای باطری های لیتیوم یونی
  • روشن یا خاموش کردن باطری به صورت دستی
  • دارای چراغ LED برای نمایش اتمام شارژ و زمان استفاده از باطری
  • دارای خروجی های ۵ ولت و ۱۲ ولت ۲ آمپری با ظرفیت های ۸/۱۴wh و ۲/۲۲wh

باطری ها و یو پی اس ها در انواع و مدل های مختلفی در بازار موجود است.بعضی از باطری ها در ابعاد بزرگ هستند که از آنها که برای مجموعه های بزرگ استفاده می شوند که برق مصرفی آن ها را در مجموعه تامین می کند و برخی از آن ها در سایز های بسیار کوچک می باشند مانند ساعت ها و … که نیروی لازم را برای عملکرد آن تامین می کنند.